Evento:
EDOC 2012
GESTÃO de DOCUMENTOS e INFORMAÇÕES: do Ambiente fisico ao digital
GED/ECM - Gestão Eletrônica de Documentos e Enterprise Content Management


Tema central: Gestão de Documentos e Informações em Ambientes Digitais
O que é GED/ECM

Perguntas freqüentes:  

  • Posso reduzir o volume de documentos de minha Organização?
  • É possível legalizar o documento digital?
  • Como migrar os documentos em papel para eletrônico?
  • Devo microfilmar ou digitalizar?
  • Qual tecnologia utilizar entre tantas opções oferecidas?
  • Como elaborar a temporalidade dos documentos?
  • Qual melhor solução para minha Organização para tratar o excesso de papeis e informações na era digital?
  • O que é GED/ECM e EIM?
  • Como implantar um projeto de GED/EIM
  • Quais os riscos no projeto e Quem pode implantar?     

 

O ECM (Enterprise Content Management) ou GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) como ainda é conhecido pela maioria dos brasileiros, é uma das importantes tecnologias que agiliza o processo de consulta de documentos através da imagem, auxilia o arquivamento e permite principalmente preservar o documento original, quando necessário além de dispor de trilhas de auditoria e rastreabilidade de acessos.

Comprar e implantar uma solução de GED / ECM ainda não é uma tarefa simples, principalmente porque a maioria das pessoas nunca teve contato, na pratica, com a tecnologia que vem revolucionando o mercado na transparência das informações.

ECM (Enterprise Content Management) é a sigla introduzida pela AIIM em 2000 pela qual o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é conhecido mundialmente. Caracteriza-se pelo conjunto de tecnologias utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar conteúdo e documentos relacionados aos processos organizacionais. As ferramentas e estratégias de ECM permitem o gerenciamento das informações não-estruturadas da empresa como e-mails, arquivos digitais, vídeos, sons, documentos em papel ou digitalizados, páginas web, relatórios de call center, imagens de alta resolução, etc, onde quer que tais informações se encontrem.

GED é como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos ficou conhecido no Brasil, e engloba o conjunto de tecnologias voltadas para a gestão de documentos eletrônicos. Deve-se entender por documento eletrônico qualquer tipo de documento (planilhas, cartas, plantas) já em formato eletrônico e, claro, imagens.

É mais comum atualmente a utilização do ECM-GED para o gerenciamento de documentos que são digitalizados e convertidos em imagem para posterior utilização. Neste caso, os documentos, recebem filtros para o tratamento e melhoria da imagem final e são indexados para facilitar sua localização.

Usar o ECM-GED não obriga que as informações estejam em meio eletrônico. Um documento em papel pode cumprir toda sua função em qualquer processo, podendo ser arquivado neste mesmo meio ou de forma heterogênea. Ou iniciar em papel, fluir pelos processos, e ser arquivado em meio eletrônico.

O ECM-GED cobre toda a operação referente ao ciclo de vida de um dado, documento ou informação, desde sua captação até a sua preservação, porém, relacionando essas etapas aos processos de negócios do front (CRM - gestão de relacionamento com o cliente, comércio eletrônico etc.) ao back-office (ERP, bancos de dados legados, processamento de pedidos etc.). 
 

O ciclo ECM-GED: 

Atualmente ECM-GED organiza a visão da informação dentro das empresas segundo o seguinte ciclo:

Captação:
Indexação: criação de metadados, palavras-chave ou texto completo, a partir de documentos digitalizados, de modo que o documento possa ser encontrado posteriormente. Conheça o Converge Production Scan, Converge Personal Scan

Categorização / Taxonomia: 
Taxonomia: automatiza a classificação do conteúdo (imagens de documentos, e-mail, documentos em texto, etc), segundo as necessidades individuais de uma empresa. Conheça o Converge Production Scan, Pré-index e Pós-Index

Reconhecimento:
tecnologias que tornam possível que informações em papel sejam transformadas em dados eletrônicos sem entrada manual de dados, como OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres), ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres) e Reconhecimento de Códigos de Barras. Convertem grandes quantidades de formulários ou dados não-estruturados em informação utilizável em um sistema de gerenciamento de conteúdo. Conheça o Converge Production Scan, Converge AutoTask

Document Imaging: 

O Software capta a imagem do documento em papel ou captura documentos já em formato eletrônico. Os sistemas de Document Imaging (DI) substituem o método tradicional de arquivamento em pastas onde, através de índices, se recupera a imagem do documento digitalizado.

Processamento de Formulários:
Os formulários da empresa são inseridos no sistema. Atualmente, a maioria dos formulários são estruturados, a localização dos elementos dos formulários é conhecida. A capacidade de processar formulários não-estruturados, aqueles sem um template de formulário predefinido, está melhorando. Converge AutoTask

Digitalização:
O papel geralmente entra em uma empresa por meio de um scanner, ou, algumas vezes, de um equipamento multifuncional. Em operações de digitalização centralizadas, grandes volumes de papel são colocados no sistema por profissionais especializados. Em operações distribuídas, pequenos volumes de documentos são capturados com escâneres de baixo volume ou equipamentos multifuncionais mais próximos de seu ponto de criação. Conheça o Converge Production Scan, Converge Personal Scan, Converge AutoTask

Conteúdo e Documentos:
O conteúdo não-estruturado entra na infra-estrutura de TI de uma empresa a partir de uma variedade de fontes. Independente da maneira pela qual um fragmento de conteúdo entra, ele tem um ciclo de vida. Acompanhe um documento ao longo de seu ciclo de vida como visto pelo uso da tecnologia de ECM.

Gestão de Ativos Digitais (DAM): 

Similar em funcionalidade ao Document Management, a gestão de ativos digitais é focada no armazenamento, rastreamento e uso de documentos em rich media (vídeo, logotipos, fotografias, etc.). As bases da tecnologia estão nas indústrias da mídia e do entretenimento, atualmente em crescimento, especialmente em departamentos de marketing. Os ativos digitais geralmente têm um alto valor de propriedade intelectual.

Gerenciamento de e-mail:
Remover e-mails do servidor e os salvar em um repositório não é suficiente enquanto padrão para comunicações empresariais. Os e-mails devem ser classificados, armazenados e apagados em consonância com padrões empresariais, como qualquer outro documento ou registro.

Gestão Documental (Records Management):
Conteúdo ou valores empresariais de longo prazo são considerados registros e gerenciados de acordo com uma tabela de temporalidade que determina por quanto tempo um registro será mantido com base em regulamentações externas ou práticas de negócio internas. Qualquer fragmento de conteúdo pode ser definido como um registro.

Document Management:
A tecnologia de Document Management ajuda as empresas a gerenciar melhor a criação, revisão, aprovação e destruição de documentos eletrônicos. Proporciona funcionalidades essenciais como serviços de biblioteca, definição de perfil de documento, busca, check-in, check-out, controle de versão, histórico de revisão e segurança de documentos.

Colaboração:
Tecnologias de colaboração permitem aos usuários individuais, tais como empregados ou parceiros comerciais, criar e manter facilmente equipes de projeto, independentemente de sua localização geográfica. Essas tecnologias facilitam a criação colaborativa de conteúdo, baseada no trabalho em equipe, e a tomada de decisões.

Gerenciamento de Processos (BPM) / Workflow:
Soluções de BPM - Business Process Management caracterizam-se por ambientes de trabalho que podem ser utilizados para desenvolver, implantar, monitorar e otimizar múltiplos tipos de aplicações de automação de processo, inclusive processos que envolvem sistemas como pessoas. Considere quais processos são candidatos à automação e se requerem algum grau de processamento específico ou intervenção manual.

Soluções de Workflow, atualmente, estão associadas aos processos manuais de gerenciamento de documentos. Executa aprovações e prioriza a ordem de apresentação de documentos. No caso de exceções, também transfere as decisões para a próxima pessoa na hierarquia. Essas decisões são baseadas em regras predefinidas, desenvolvidas pelos proprietários do sistema.

Segurança:
Restringe o acesso ao conteúdo, tanto durante sua criação e gerenciamento, como quando de sua disponibilização.

  • Gestão de direitos digitais - impede a distribuição ilegal de direitos ao conteúdo gerenciado, restringindo o acesso ao conteúdo ao nível de frases, bem como atribuindo ou restringindo permissões para acesso ao conteúdo e seu envio.
  • Assinatura Digital - Garante a identidade do remetente do documento e a autenticidade da mensagem.
  • PKI (Infra-estrutura de chaves públicas) - Utiliza um par de chaves pública e privada mantido por uma autoridade certificada, ou certificadora digital, para fazer negócios na Internet Pública.

Armazenamento:
O Conteúdo precisa morar em algum lugar. As tecnologias de armazenamento (discos óticos, magnéticos, fitas, microfilme, RAID, papel) proporcionam opções para armazenamento de conteúdo on-line para acesso rápido ou quase imediato, ou off-line para conteúdo que não necessite de acesso freqüente. 

  • Repositórios (Estruturado e não-estruturado) - É a essência de muitos sistemas de ECM, onde residem os dados e grande parte dos investimentos de uma empresa em ECM. Um repositório pode ser um sistema sofisticado de centenas de milhares de dólares, ou tão simples quanto um sistema de pastas de arquivos em uma pequena empresa. A chave é ter informações que possam ser encontradas uma vez que tenham sido inseridas no sistema.


Preservação

  • Arquivamento de Longo Prazo - O conteúdo que precisa ser preservado durante décadas deve ser salvo em mídia como papel e imagem baseada em microfilme, com longevidade compatível.
  • Migração - A medida que a mídia de armazenamento envelhece, o conteúdo precisa ser transferido para uma nova mídia para que possa continuar a ser acessado.
  • Back up / Recuperação - Salvar o conteúdo em vários formatos e/ou locais ajuda a garantir a viabilidade do negócio em caso de desastre.
  • Integração de Conteúdo (Content Integration) - Torna possível que fontes de conteúdo muito diferentes pareçam e atuem com um único repositório.

Disponibilização:
Busca e Recuperação - Um dos maiores benefícios de um sistema de ECM eficaz é a capacidade de recuperar o que foi inserido nele. Possuindo serviços eficientes de indexação, taxonomia e repositório, será muito fácil localizar a informação em seu sistema.

  • Associação (Syndication) - Distribuição de conteúdo para reutilização e integração em outro conteúdo.
  • Localização (Localization) - Reformulação de conteúdo com base nas necessidades e costumes culturais dos diferentes mercados globais.
  • Personalização - Recorrendo à taxonomia e se baseando nas preferências já estabelecidas pelo usuário, vários tipos e objetos de conteúdo podem ser disponibilizados por meio das preferências definidas pelo próprio usuário.
  • Publicação - O conteúdo chega onde e para quem é necessário por meio de inúmeras ferramentas. O conteúdo pode ser disponibilizados impresso, por e-mail, em websites, portais, mensagens de texto.
  • Papel
  • Eletrônica - Portais, Intranet, Extranet, e-Mail e fax.

 

FONTE: Treinamentos da Consultora Sonia Stropa e www.oficinaged.com.br




Sobre o Evento
Considerando a demanda por profissionais com formação para atender as exigibilidades e inovações da economia e da sociedade do conhecimento a Consultora TODESKA BADKE, da EDOC Consultoria & Capacitação /Kappel Consultoria, apresenta o evento denominado de EDOC 2012 dando continuidade aos eventos realizados em várias capitais todos os anos.  

Organizado em dois dias, o conteúdo proposto será apresentado por  Palestrantes de renome nacional e vem para inventariar a experiência na definição do papel da informação nas empresas, públicas e privadas, com a proposta de apontar cenários e tendências.  Os participantes contarão ainda com exposição de produtos e serviços.   

Trata-se de um evento capaz de aguçar o mercado para o tema, buscando a articulação das ações que venham satisfazer os conhecimentos dos profissionais que se dedicam a processar informações para a inovação.

O evento mostrará soluções, produtos e serviços para todas as áreas que compõem o universo da gestão da informação e tecnologias correlatas.O evento de 2012 é concebido para contribuir na cadeia de valor das empresas e instituições governamentais, focado em temas e tecnologias atuais e tendências
organizacionais.

 

Importância do evento para o mercado

Justifica-se a realização do evento, contribuindo, dessa forma, para o preenchimento de uma lacuna no mercado, bem como ensejar maior integração e esforços, conhecimentos e ações de profissionais e empresas.

Embora dinâmico, o mercado dispõe de poucos eventos sobre o tema proposto, que possibilite reciclar os conhecimentos dos profissionais nele engajados.

O evento visa levar para cada cidade a discussão sobre temas como Tecnologias Digitais cada vez mais presentes na Administração Publica, nas Empresas e no meio Acadêmico.

 

 

Objetivos do Evento  

  •  Oferecer aos gestores públicos e privados os instrumentos tecnológicos, metodológicos e jurídicos na utilização e aplicação de tecnologias vinculadas a gestão de informações.
  •  Orientar as empresas e instituições que planejam fazer investimentos em GED/EIM visando atender as transformações tecnológicas experimentada pelo mercado brasileiro.
  •  Entender a implantação de um projeto de GED/EIM, sua complexidade e necessidade de preservação digital em longo prazo.

 

Público alvo

  • Gestores públicos e privados que utiliza a inovação e a tecnologia e a ciência como ferramenta estrutural para alcançar a vantagem competitiva, eliminando os desperdícios no tratamento da informação e conhecimento organizacional.
  • Administradores de empresas e analistas organizacionais e tecnológicos que terão contato com as melhores práticas de gestão do conhecimento, informação, documentos e arquivos.
  • Profissionais documentaristas, tecnólogos, analistas de negócios e qualidade que estão à frente ou que pretendam executar projetos de gestão do conhecimento para ganhar em produtividade e competitividade, ou seja, mercado para as empresas e colocação dos respectivos produtos.
  • Demais profissionais que se dedicam ao gerenciamento da informação empresarial, cuja característica interdisciplinar é a principal.

 

Tema central 2012: 


  1. Abertura: Está chovendo informação!!!
  2. Organização de informações em ambientes digitais
  3. Organização PaperLess, existe?
  4. ECM, BPM e ECM – Gestão de Processos e Gestão de Conteúdo
  5. Soluções corporativas para gestão de documentos e informações
  6. Cases de projetos em empresas públicas e privadas.
  7. Tendências e mercado na implantação de projetos de GED/ECM: para onde vamos? 
  8. Digitalização e microfilmagem aliadas à gestão de informações
  9. Certificação digital e Legalização do Documento digital
  10. Cloud Computing e Informação nas nuvens
  11. Exposição de equipamentos
  12. Momento vivencia: “Você faz o evento”

 

Seminários 2012: 

  1. Florianópolis - SC
  2. Rio de Janeiro - RJ
  3. Belo Horizonte - MG
  4. Salvador - BA
  5. Curitiba - PR
  6. Fortaleza - CE
  7. Porto Alegre – RS
  8. Recife - PE





Porque Patrocinar?
O tamanho do evento é um diferencial que alem de permitir a proximidade com os participantes, tem um número reduzido de Patrocinadores,que poderão apresentar suas metodologias e cases para o público através das palestras ministradas durante o evento, além de ter um espaço para expor seus produtos e serviços.
O evento é concebido para contribuir na cadeia de valor de sua empresa, pois é focado em temas relativos a Gestão de Informação,  tecnologias  e tendências organizacionais.

Traga sua marca, serviço ou produto para o evento e se projete no mercado,  com os benefícios:

1.    Apresentar sua empresa e estabelecer relacionamento a um público ávido por soluções
2.    Associar sua marca a um evento com credibilidade no mercado

Entre 2009 e 2011 foram realizadas quatorze  edições do evento nas cidades: Rio de Janeiro - Belo Horizonte – Curitiba – Salvador – Fortaleza e Florianopolis.
Confira nosso Portfólio de Eventos.



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Os eventos criados, organizados e realizados pela Consultoria Todeska Badke já estão sedimentados e reconhecidos em várias cidades.

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